在各类审核工作中，现场审核是确保各项标准和要求得以有效落实的关键环节。而合理安排两个阶段的审核活动与访谈，对于全面、准确地获取信息，做出客观公正的审核结论至关重要。下面将详细阐述审核组通常的安排方式。
一、审核活动的整体规划
审核组在接到审核任务后，首先要进行全面而细致的规划。这包括明确审核的目的、范围、依据的标准以及预期达成的目标。根据这些要素，制定详细的审核计划，将两个阶段的审核活动进行合理的时间分配和任务划分。
在第一阶段，重点聚焦于对整体流程和系统的初步审查。审核组会深入了解被审核对象的基本运营模式、组织架构以及各项业务流程的框架。例如，对于一家制造企业，会详细查看从原材料采购、生产加工到成品销售的整个链条，了解各环节之间的衔接和协同机制。同时，收集相关的文件资料，如管理制度、操作规程、质量记录等，以便对企业内部的管理体系有一个宏观的认识。
第二阶段则更侧重于深入细节和实际执行情况的核实。审核组会根据第一阶段发现的问题和关注点，有针对性地进行进一步调查。比如，如果在第一阶段发现某个生产环节的流程存在潜在风险，那么在第二阶段就会重点检查该环节的实际操作是否符合规定，操作人员是否具备相应的技能和资质等。
二、第一阶段审核活动安排
1. 文件资料审查
审核组会首先对被审核对象提供的各类文件资料进行集中审查。这涵盖了企业的营业执照、资质证书、各类规章制度、合同协议等。通过仔细查阅这些文件，能够初步判断企业是否具备合法合规运营的基础，以及内部管理是否有章可循。
例如，查看企业的安全生产管理制度，是否明确了各级人员的安全职责、安全操作规程以及应急处置措施等。对于文件中存在的模糊不清或与实际情况可能不符的地方，做好记录，以便后续进一步核实。
2. 首次会议
首次会议是审核活动的重要开场。审核组会向被审核对象介绍审核的目的、范围、方法和程序，明确双方的职责和沟通方式。同时，了解被审核对象的基本情况，包括近期的运营状况、面临的主要问题以及期望审核组关注的重点领域。
在会议过程中，建立良好的沟通氛围，鼓励被审核对象积极参与，为后续的审核工作奠定基础。例如，对于一家服务型企业，在首次会议上可以了解到其近期业务拓展的方向以及客户投诉处理方面的难点，这些信息将有助于审核组更有针对性地开展工作。
3. 流程梳理与现场观察
审核组会按照业务流程的顺序，对各个关键环节进行梳理和现场观察。观察员工的实际工作操作，是否符合既定的流程和标准。例如，在一家医疗机构，观察医生的诊疗过程是否遵循医疗规范，护士的护理操作是否准确无误等。
通过现场观察，可以直观地发现实际工作中存在的问题，如操作不熟练、流程执行不严格等。同时，与现场工作人员进行简短的交流，了解他们对工作流程的理解和执行情况，收集第一手信息。
三、第二阶段审核活动安排
1. 深度访谈与细节核实
基于第一阶段发现的问题和线索，审核组会对相关人员进行深度访谈。访谈对象包括各级管理人员、关键岗位员工等。通过面对面的交流，深入了解问题产生的原因、背后的决策过程以及实际执行中的困难。
例如，如果在第一阶段发现某项质量指标未达标，在第二阶段会访谈质量控制部门的负责人和相关检验人员，询问质量控制措施的执行情况、是否存在设备故障或人员培训不足等问题。同时，对相关的数据记录、检验报告等进行详细核实，确保信息的真实性和准确性。
2. 文件资料的补充审查
随着审核的深入，可能会发现一些新的文件资料需求。审核组会要求被审核对象补充提供相关的文件，如特定业务的详细操作手册、培训记录、整改报告等。对这些补充资料进行再次审查，进一步完善对企业运营情况的了解。
比如，在审查企业的培训记录时，不仅要查看培训计划和培训内容，还要核实员工是否真正接受了培训以及培训后的考核情况。通过对文件资料的补充审查，能够更全面地评估企业在管理和执行方面的实际水平。
3. 末次会议
末次会议是审核活动的总结环节。审核组会向被审核对象通报审核过程中发现的主要问题，包括问题的事实描述、违反的标准条款以及可能产生的影响。同时，与被审核对象共同探讨整改措施和建议，明确整改的责任人和时间节点。
在末次会议上，鼓励被审核对象积极表达意见和看法，对于存在争议的问题进行充分的沟通和协商。审核组会强调整改工作的重要性，要求被审核对象认真对待审核意见，按时完成整改任务，以提升企业的整体管理水平。
四、访谈环节的要点把握
1. 访谈准备
在进行访谈之前，审核组会精心准备访谈提纲。提纲内容涵盖与审核主题相关且可能涉及的各个方面，确保访谈能够全面获取所需信息。例如，对于一个工程项目的审核，访谈提纲可能包括项目规划、施工进度、质量控制、安全管理等多个维度的问题。
同时，了解被访谈对象的背景和职责，以便在访谈过程中能够更有针对性地提问。提前与被访谈对象预约时间，确保访谈能够顺利进行，避免干扰其正常工作。
2. 访谈技巧
审核组人员要具备良好的访谈技巧。在访谈过程中，保持客观中立的态度，避免引导性提问。采用开放式问题和封闭式问题相结合的方式，既能让被访谈对象充分表达自己的观点和想法，又能迅速获取关键信息。
例如，问“请您谈谈在项目执行过程中遇到的最大挑战是什么？”（开放式问题），然后再问“这个挑战是否导致了工期延误？”（封闭式问题）。注意倾听被访谈对象的回答，适时进行追问和澄清，确保对问题的理解准确无误。
3. 访谈记录与整理
审核组会安排专人负责访谈记录，确保记录的完整性和准确性。记录内容包括被访谈对象的回答、访谈时间、访谈地点等详细信息。访谈结束后，及时对记录进行整理，提取关键信息和问题要点，形成清晰的访谈纪要。
访谈纪要将作为审核报告的重要依据之一，为审核组做出客观公正的结论提供有力支持。例如，如果在访谈中发现某个部门存在职责不清的问题，访谈纪要会详细记录相关人员的描述和解释，以便审核组进一步分析和判断。
五、审核活动与访谈的协同配合
1. 信息共享
审核活动和访谈过程中获取的信息要及时共享。审核组内部成员之间要保持密切沟通，确保各个环节发现的问题能够相互印证和补充。例如，现场观察中发现的操作不规范问题，与访谈中员工反映的培训不足问题相结合，能够更全面地分析问题产生的根源。
同时，审核组与被审核对象之间也要建立有效的信息沟通渠道，及时反馈审核进展和发现的问题，以便被审核对象能够更好地配合审核工作，提供准确的信息和解释。
2. 问题导向
审核活动和访谈都要紧紧围绕发现问题、分析问题和解决问题展开。在审核过程中，一旦发现问题线索，要及时调整审核活动的重点和访谈的方向。例如，如果在文件审查中发现某个合同条款存在风险，那么后续的现场观察和访谈就会重点关注该合同的执行情况以及相关风险的防控措施。
通过以问题为导向，确保审核工作能够深入挖掘企业存在的潜在问题，为提出切实可行的整改建议提供依据。
3. 时间把控
合理安排审核活动和访谈的时间，确保两个阶段的工作能够紧凑有序地进行。审核组要根据审核任务的复杂程度和被审核对象的规模，制定详细的时间进度表。在访谈过程中，要注意把握节奏，避免过长或过短的访谈时间影响信息获取的质量。
例如，如果访谈时间过短，可能无法充分了解被访谈对象的观点和实际情况；如果访谈时间过长，又可能导致被访谈对象疲劳，影响回答的准确性。通过科学的时间把控，提高审核工作的效率和质量。
审核组在现场审核流程中，通过合理安排两个阶段的审核活动与访谈，全面、深入地了解被审核对象的实际情况，发现问题并推动整改，从而保障各项工作的合规性和有效性，促进企业不断提升管理水平和运营质量。只有这样，审核工作才能真正发挥其应有的作用，为行业的健康发展和规范运行提供有力支持。
